Privacyverklaring

Next Level Vloeren, handelend als VLOVER by Next Level, is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die via deze winkel worden verwerkt. Ons adres is Jonge Voolweg 29, 1521RH Wormerveer. Voor privacyvragen kun je mailen via het contactformulier.

Welke gegevens en waarom

Bij een bestelling verwerken we je naam, contactgegevens, factuur- en bezorgadres, bestelde artikelen en betaalstatus om de overeenkomst uit te voeren en service te bieden. Voor een optioneel account verwerken we je e-mailadres en beveiligde inloggegevens. Order- en factuurgegevens bewaren we ook voor onze wettelijke administratie. Technische beveiligingsgegevens gebruiken we om misbruik te voorkomen.

Mailformulier en digitale hulp

Voor een contactbericht verwerken we je naam, e-mailadres, eventuele opdracht- of bestelreferentie en de inhoud van je bericht. Het bericht wordt privé opgeslagen en met een VLOVER-vermelding gemeld aan ons winkelmailadres. Contactberichten worden standaard maximaal zes maanden bewaard, behoudens een toepasselijke wettelijke verplichting of noodzakelijke behandeling binnen de orderadministratie.

Vraag het Maurice is digitale AI-hulp, geen menselijke medewerker. Chatberichten en de huidige openbare productcontext worden via Emergent verwerkt door OpenAI om vragen over de winkel en eenvoudige vloertechniek te beantwoorden. Deel geen naam, adres, bestelnummer, wachtwoord of betaalgegevens in de chat. Herkenbare e-mailadressen en telefoonnummers worden vóór AI-verwerking gefilterd; onbedoeld gedeelde gegevens kunnen toch onderdeel zijn van je tekst. De afgeschermde chatgeschiedenis wordt maximaal 24 uur bewaard. Een tijdelijke sessiesleutel staat alleen in je browsertab. Daarnaast gebruiken we een noodzakelijke, beveiligde browsercookie die maximaal 24 uur geldig is, uitsluitend om het aantal nieuwe hulpsessies te begrenzen. Deze cookie geeft geen toegang tot gesprekken of klantgegevens. Gepseudonimiseerde limiettellers bewaren we maximaal twee uur om misbruik te beperken. Gebruik het mailformulier voor persoonlijke gegevens of complexe vragen. Voor hulp bij een voorgenomen of bestaande bestelling geldt uitvoering van de overeenkomst; misbruikpreventie berust op ons gerechtvaardigde beveiligingsbelang. Voor dienstverleners kunnen doorgiften buiten de EER plaatsvinden zoals hieronder beschreven.

Je kunt je opgeslagen Maurice-gesprek vrijwillig meesturen met een contactbericht. Dit staat standaard uit. Je kunt vooraf bekijken welke berichten worden meegestuurd. Alleen met jouw keuze wordt een kopie van dat gesprek bij het contactbericht opgeslagen en naar ons winkelmailadres verzonden; daarvoor geldt dezelfde bewaartermijn van maximaal zes maanden.

Feedback en gecontroleerde verbeteringen

Als je aangeeft of Maurice je vraag heeft beantwoord, bewaren we de bijbehorende vraag, het antwoord, je beoordeling en eventuele toelichting maximaal zes maanden. Deel geen persoonsgegevens in de toelichting. We gebruiken deze vrijwillige feedback voor ons gerechtvaardigde belang om de klantenservice te verbeteren. Een AI-voorstel kan via Emergent en OpenAI worden opgesteld op basis van deze feedback en de winkelkennis. De eigenaar controleert het voorstel, verwijdert klantgegevens en keurt alleen algemene uitleg goed. Feedback wordt nooit automatisch winkelkennis. Het model wordt hiermee niet opnieuw getraind; alleen goedgekeurde algemene uitleg wordt gebruikt bij passende vragen en blijft bewaard totdat wij die verwijderen. Uitgeschakelde uitleg wordt niet meer gebruikt. Deze uitleg bevat geen klantgesprekken. Je kunt via het mailformulier vragen stellen of bezwaar maken tegen dit gebruik van je feedback.

Rechtsgronden

Voor het verwerken, betalen en leveren van je bestelling, je account en klantenservice baseren wij ons op uitvoering van de overeenkomst (AVG artikel 6 lid 1 b). Voor de fiscale administratie gebruiken we een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 c). Voor beveiliging, fraudepreventie en het afhandelen van geschillen gebruiken wij ons gerechtvaardigde belang (artikel 6 lid 1 f), waarbij we jouw privacybelangen afwegen en de gegevens beperken. Voor eventuele niet-noodzakelijke cookies of marketing vragen we vooraf toestemming (artikel 6 lid 1 a); je kunt die altijd intrekken.

Ontvangers en bewaartermijnen

Voor betalingen gebruiken we Mollie; afhankelijk van je keuze verwerkt ook de betrokken bank, Klarna of in3 je betaalgegevens onder het eigen privacybeleid. Voor transactionele e-mails gebruiken we Resend via Emergent. Emergent levert het hostingplatform en de technische infrastructuur van deze webshop. Voor rechtstreekse levering delen we uitsluitend benodigde bestel- en adresgegevens met de betrokken leverancier, waaronder Plinten en Profielen Centrale, Solza of Floer, en de vervoerder die jouw levering uitvoert. Ook een administratief dienstverlener of bevoegde overheidsinstantie kan gegevens ontvangen voor zover noodzakelijk of wettelijk verplicht. We verkopen geen klantgegevens. Fiscale administratie bewaren we in beginsel zeven jaar; andere gegevens niet langer dan nodig voor het doel, klantenservice of toepasselijke wettelijke verplichtingen.

Doorgifte buiten de EER

Dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Resend vermeldt opslag in de Verenigde Staten; Emergent vermeldt verwerking in onder meer de Verenigde Staten, de EU en India. Waar de AVG dat vereist, moet zo’n doorgifte steunen op een toepasselijk adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, zo nodig met aanvullende maatregelen. De exacte verwerkingslocaties en contractuele afspraken voor onze accounts moeten door ons worden bijgehouden en gecontroleerd; we doen geen onbevestigde toezegging dat alles uitsluitend binnen de EU blijft. Vraag ons om de actuele ontvangers en de voor jouw gegevens geldende waarborgen.

Jouw rechten

Je kunt ons vragen om inzage, correctie of verwijdering van je gegevens, beperking van de verwerking of overdracht van gegevens waar dat recht geldt. Ook kun je bezwaar maken waar de AVG dat mogelijk maakt en eventuele toestemming intrekken. We reageren normaal binnen één maand en kunnen je identiteit op een passende manier controleren. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.